Kỹ Năng Làm Việc Nhóm Trong Học Tập [IUH]

Mục đích mình viết ra bài này thứ nhất cũng xem như là Bộ nguyên tắc hay nội quy khi làm việc nhóm, nói chung mình cũng khá dễ tính nên khi làm nhóm thường "ôm show" hơi nhiều từ công đoạn tìm tài liệu, phân công, tổng hợp sửa lỗi, làm tiểu luận làm powerpoint đến công việc thuyết trình cũng phải nhào vô. Theo mình thì công việc của một nhóm trưởng là quản lý, tổng hợp và đôn đốc tổng thể. Do đó, nhóm trưởng nên phân công cho tất cả cho các viên còn lại. Nếu tiểu luận có 5 phần thì nhóm trưởng nên phân công cả 5 phần cho thành viên còn lại vì công việc tổng hợp lại là vất vả nhất và chưa chắc các bạn đã làm đúng hết và công việc sửa chữa lại là nhóm trưởng. Và nhóm trưởng phải là người hiểu biết nhất về cái tổng thể của nhóm.
Đối với nhóm làm việc chung lần đầu tiên:

Liên bằng điện thoại:

Về nhắn tin: Thông tin của tin nhắn sẽ bao gồm:
Tên của bạn, tên môn học, thời gian học + địa điểm học (Phụng - Quản Trị Tài Chính- 9h-A1.02)<...........nội dung bạn muốn nhắn............> .Nếu bạn và người đó đã biết nhau từ trước và có lưu số điện thoại của nhau thì thông tin này vẫn cần thiết.

Có đôi lúc mình quản lý tới 3 4 nhóm cũng trên 7 8 thành viên mà đa phần là bạn mới lần đầu tiên làm việc với nhau - nhắn tin mà ko giới thiệu tên và môn học nên thường mình phải hỏi lại tốn nhiều thời gian.

Vì không phải lúc nào người đó cũng biết và lưu số điện thoại của bạn và biết bạn là ai? Nêu trước khi trao đổi thông tin bằng tin nhắn thì bên giới thiệu một vài thông tin để người nhận tin nhắn hình dung ra bạn là ai để cuộc trò truyện dc diễn ra.

Về điện thoại cũng lưu ý cũng cung cấp thông tin như trên trước (Tên của bạn, tên môn học, thời gian học + địa điểm học) khi bắt đầu nói chuyện. Nếu bạn còn liên lạc với người đây thường xuyện thì hãy nhắc nhở người đấy lưu số bạn lại và cảm ơn, để lần trò chuyện tiếp theo hiệu quả hơn.
Về thời gian gọi điện thì nên trước 23h còn muộn quá thì nhắn tin. Xin lỗi trước mỗi cuộc điện thoại quá khuya, quá đột xuất nhé.

Email:

Đầu tiên sẽ gởi danh sách nhóm: Họ tên + MSSV + SĐT + Email và đề tài cho cả nhóm. <thường làm ngay tuân đầu tiên khi có danh sách để quản lí nhóm đồng thời cũng giữ thông tin thành viên trên Email để khi cần tiện liên lạc>

1. Phân công công việc:

Trong bảng phân công bạn cần lưu ý là phải có dàn bài (Mục lục) và tên từng người làm phần nào đó

Thời hạn cuối để gởi email lại phần phân công khuyến kích làm sớm gởi sớm. Trong bảng phân công cũng cần có thông tin của tất cả các thành viên khác như Tên + MSSV + Email + SĐT - Vì các phần bạn phân chia có liên quan đến thành viên khác thì họ có thể liên lạc với nhau để tiện trao đổi thông tin. Và nhất là nhóm trưởng làm phải in đậm và tô sáng thông tin của mình. Bạn nên dùng tính năng CC (carbon copy) để gởi cho nhiều thành viên để họ còn biết bạn gởi cho bao nhiêu người và biết email của nhau.

Nhóm trưởng thông thường là người chọn đề tài và phân chia bố cục (có thể thông nhất nhóm trước). Do đó trước khi chọn đề tài thì thử tìm kiếm đề tài của mình có dễ kiếm tài liệu hay không? hoặc đã có bài tiểu luận mẫu để dựa vào và phát triển thêm về bố cục nội dung. Và cần gởi tài liệu hoặc link tài liệu đó cho các thành viên tham khảo để hoàn thành phần được giao thuận lợi.

Lưu ý là bài phân công nên soạn trên word để đính kèm khi gởi mail để cho các bạn tải về lưu trữ và đừng quên copy nội dung phân công trong word đó vào phần nội dung email để các bạn xem trực tiếp khi truy cập email ta làm 2 phần này

2. Về phần chủ đề còn gọi là tiêu đề thư:

Cần có Tên của bạn, tên môn học, gởi cho ai <để nhóm biết tài mail chứa gì khi vừa mới đọc tiêu đề thư>. VD: Phụng - QTCL - gởi cho Văn A
Phần nội dung thư cũng rất quan trọng bạn cần ghi thêm nội dung bạn làm phần gì?
muốn người nhận email lưu ý phần nào trước hoặc đóng góp gì thêm không?
và dòng cuối cùng bạn nên để lại một số thông tin về bạn như Họ tên, SĐT, MSSV để người đó tiện liên lạc với bạn khi cần thông tin trao đổi thêm.

3. Tập tin (file) đính kèm:

Tốt nhất thì có tên của bạn + môn học + phần bạn được phân công.

VD Phung_QTTC_chuong3.docx

để cho họ nhận được nhiều email của mọi người download xuống thì họ còn phân biệt là file của ai? môn học gì? làm phần nào? tránh tình trạng tên file 1.docx giống như 1 file rác.

4. Gởi và nhận mail:

Đối với nhóm trưởng khi gởi phân bằng email cho các thành viên xong thì nên nhắn tin hoặc gọi điện thoại cho các thành viên biết nhiệm vụ và nhắc nhở thời gian check mail đã được giao và nhấn mạnh thời gian hoàn thành để đảm bảo tiến độ.

Đối với các thành viên khi nhận được phân công thì phải trả lời "tôi đã phận được phân công" để nhóm trưởng kiểm soát được ai đã nhận và đã đọc thành công. Một yếu tố chủ quan nào đó mà nhóm trưởng lỡ nhập sai email của bạn mà không nhận được email trả lời của bạn họ sẽ gọi điện thoại cho bạn để xác minh để tránh trường hợp bạn không nhận được email nhưng họ nghĩ đã gởi cho bạn và bạn không làm và gởi lại cho họ.

Cần dành một khoảng thời gian 2 đến 3 tuần để tổng hợp - sửa chữa tài liệu trên do đó nhóm trưởng phải phân công sớm và kiểm soát thời hạn deadline của tiểu luận hay thuyết trình của nhóm mình tránh rủi ro vừa kể trên.

Tài Chính:

Trong hoạt động nhóm thì nhóm trưởng là người tốn kinh phí cá nhân thường là nhiều hơn: như chi phí điện thoại, nhắn tin, in hoặc photo tài liệu được thầy giao cho nhóm đến các thành viên. Nếu phát sinh đáng kể thì nhóm trưởng nên liệt kê tờ khai chi phí tất cả những khoản tiền mà bản thân và các thành viên khác đã chi cho nhóm và chia lại.

Bạn biết rằng trong một công ty hay chỉ là đội nhóm thì công bằng chính là một trong những yếu tố cực kì quan trọng.

Lưu ý thêm: Trong nhóm nên có 1 nhóm trưởng và 1 thư ký. Nhiệm vụ của thư ký là nắm bắt các lịch trình như hạn cuối nộp bài, tiểu luận, thi giữa kỳ, những căn dặn mà thầy nói cho nhóm để nhắc nhở nhóm trưởng làm để đảm bảo và tránh bỏ xót thông tin. Quản lý nhóm và kiểm soát thông tin thành viên cho nhóm trưởng do đó nhiệm vụ của thư ký là nhắc nhở nhóm trưởng và động viên các thành viên khác đảm bảo tiến độ

Nếu có thời gian mình sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng google group một trong những công cụ làm email nhóm hiệu quả mà gần như 99% chúng ta không sử dụng đến mà toàn sử dụng email các nhân rồi share pass.

Bạn nên cần có 1 công cụ gì đó để quản lí thời gian, list danh sách làm việc trong học kỳ.

Bạn nên cài Email ở chế độ tự động trả lời email, hoặc để thông tin cá nhân bạn tự động như email, sđt vv dưới chân email.

Dưới đây là một số bài viết hướng dẫn các bạn làm tiểu luận:

Chuyên mục: Hướng Dẫn Trình Bày Tiểu Luận - Chuyên Đề chuẩn Báo Cáo Tốt Nghiệp

Kết: Trên đây là kinh nghiệm của mình thông qua làm việc nhóm trong suốt 4 năm qua. Với những bạn đã là nhóm chung từ lâu thì những vấn đề trên thì các bạn đã quen thuộc với nhau rồi, Tuy nhiên nếu là một nhóm mới hoàn toàn thì bạn sẽ gặp khá nhiều rối khi bạn không quản lý tốt, trên đây là những kinh nghiệm cá nhân mà mình chia sẻ lại nó cũng là một trong những tố chất mà một nhà quản trị nên có để đảm bảo công bằng, quyền lơi và nghĩa vụ cho từng thành viên.